Migrer de POP vers IMAP
Cette procédure aide à conserver vos messages lorsque vous remplacez un accès POP par IMAP. Les messages téléchargés en POP peuvent n'exister que sur un ordinateur. Ajouter un compte IMAP ne les remet pas automatiquement sur le serveur.
Numeezy vous guide dans la configuration des accès. La configuration des postes de travail n’entre pas dans notre périmètre : elle relève de votre IT interne. Les opérations sur les postes, les sauvegardes locales et la copie des archives sont à organiser et réaliser par votre IT interne. Ne commencez pas si vous ne savez pas où sont vos archives ou comment vérifier leur sauvegarde.
1. Inventorier chaque appareil
Pour chaque adresse, relevez les ordinateurs et téléphones concernés, l'application et sa version, le type de compte POP ou IMAP et les dossiers locaux présents. Dans Outlook classique, consultez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte et l'onglet des fichiers de données.
Si plusieurs personnes utilisent la même boîte, chaque poste POP peut avoir une archive différente. Incluez la réception, les messages envoyés et les dossiers personnels. Comparez ce qui est visible sur https://webmail.numeezy.com avec les dossiers locaux. Cette comparaison ne remplace pas la sauvegarde.
2. Sauvegarder avant tout changement
Dans Outlook classique, exportez les dossiers à conserver depuis Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter, en choisissant l'export vers un fichier de données PST et en incluant les sous-dossiers. Conservez les archives PST existantes. Les fonctions PST du nouvel Outlook diffèrent : utilisez l'aide Microsoft adaptée à votre version et vérifiez que les opérations requises sont disponibles.
- Enregistrez la sauvegarde dans un emplacement distinct des fichiers de travail, puis gardez une copie sur un support de sauvegarde protégé.
- Vérifiez que le fichier peut être ouvert et que des messages de différentes dates, les pièces jointes et les dossiers attendus sont présents.
- Notez l'appareil, l'adresse et la date correspondant à chaque sauvegarde, sans y inscrire de mot de passe.
Ne vous contentez pas de copier un fichier Outlook pendant qu'il est utilisé. Un fichier OST de synchronisation ne doit pas être considéré comme une sauvegarde portable des archives locales. Faites également sauvegarder séparément contacts, calendriers et autres éléments locaux : IMAP ne les migre pas.
Les sauvegardes Numeezy concernent les données hébergées. Elles ne couvrent pas les messages déjà retirés du serveur et conservés uniquement sur vos appareils.
3. Vérifier la capacité de la boîte
Consultez le quota dans le webmail et estimez le volume des archives à recopier. Gardez une marge pour les nouveaux messages. Si les archives ne tiennent pas, contactez le support avant de les copier pour choisir entre une archive locale conservée et un espace supplémentaire, dont les conditions doivent être confirmées. Voir Quota / boîte saturée.
Pour une boîte utilisée par plusieurs personnes, identifiez les messages déjà présents sur le serveur et les archives qui se recouvrent. Ne recopiez pas aveuglément toutes les archives : cela peut créer des doublons.
4. Ajouter IMAP et suspendre la relève POP
Après validation des sauvegardes, suspendez la relève automatique du compte POP sur chaque appareil concerné, sans supprimer le compte ni ses fichiers. Coordonnez cette étape : un poste POP resté actif pourrait continuer à retirer du serveur des messages à synchroniser.
Ajoutez un compte IMAP pour la même adresse en suivant Configurer Outlook ou Configurer iOS. Si l'application refuse deux comptes portant la même adresse, ne supprimez pas le compte POP pour contourner l'erreur : faites préparer un profil distinct ou une autre méthode par votre IT interne, en conservant l'accès aux archives.
Vérifiez d'abord réception, envoi et synchronisation de quelques messages serveur. Choisissez le bon compte d'envoi si POP et IMAP apparaissent ensemble.
5. Copier les archives par lots
Depuis un logiciel qui peut ouvrir vos archives et écrire dans le compte IMAP, copiez un petit lot de messages vers un dossier de destination clairement identifié sur le serveur. Évitez le déplacement comme première opération : il retirerait les messages de leur dossier source.
Attendez la fin de la synchronisation puis vérifiez le lot depuis le webmail. Continuez dossier par dossier, en gardant les sauvegardes et les sources locales. Surveillez les erreurs de transfert et le quota. La copie peut être longue ; voir les messages dans Outlook ne prouve pas qu'ils sont tous arrivés au serveur.
Pour une boîte commune, désignez une personne chargée de la consolidation. Identifiez les lots par poste et contrôlez les doublons avant d'unifier les dossiers. N'effacez pas les copies sources pour libérer de la place pendant cette phase.
6. Valider avant de retirer POP
- Comparez les dossiers source et destination, leurs nombres de messages et leurs périodes ; contrôlez aussi les dossiers envoyés et personnels. Les compteurs seuls ne garantissent pas une copie complète.
- Ouvrez un échantillon de messages anciens et récents avec pièces jointes depuis le webmail.
- Vérifiez l'accès depuis un second appareil et le fonctionnement de la réception et de l'envoi.
- Vérifiez qu'aucun poste ne relève encore en POP et que les erreurs de synchronisation sont traitées.
- Faites confirmer le résultat par les personnes concernées.
Ne retirez le compte POP du logiciel qu'après ces vérifications. Conservez ses fichiers et les sauvegardes pendant une durée convenue avec les responsables des données. Retirer un compte du logiciel n'est pas une demande de suppression de la boîte hébergée. Ne supprimez aucune boîte dans le panel pour réaliser cette migration.
En cas de difficulté
Arrêtez la copie et conservez toutes les sources et sauvegardes. Transmettez au support l'adresse concernée, l'application et sa version, l'étape bloquante et le message d'erreur, sans mot de passe ni contenu confidentiel de message. Une migration de postes ou un créneau hors horaires ne doit pas être considéré comme inclus ou réservé sans confirmation préalable des conditions.