Migrer de POP vers IMAP

Cette procédure aide à conserver vos messages lorsque vous remplacez un accès POP par IMAP. Les messages téléchargés en POP peuvent n'exister que sur un ordinateur. Ajouter un compte IMAP ne les remet pas automatiquement sur le serveur.

Numeezy vous guide dans la configuration des accès. La configuration des postes de travail n’entre pas dans notre périmètre : elle relève de votre IT interne. Les opérations sur les postes, les sauvegardes locales et la copie des archives sont à organiser et réaliser par votre IT interne. Ne commencez pas si vous ne savez pas où sont vos archives ou comment vérifier leur sauvegarde.

1. Inventorier chaque appareil

Pour chaque adresse, relevez les ordinateurs et téléphones concernés, l'application et sa version, le type de compte POP ou IMAP et les dossiers locaux présents. Dans Outlook classique, consultez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte et l'onglet des fichiers de données.

Si plusieurs personnes utilisent la même boîte, chaque poste POP peut avoir une archive différente. Incluez la réception, les messages envoyés et les dossiers personnels. Comparez ce qui est visible sur https://webmail.numeezy.com avec les dossiers locaux. Cette comparaison ne remplace pas la sauvegarde.

2. Sauvegarder avant tout changement

Dans Outlook classique, exportez les dossiers à conserver depuis Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter, en choisissant l'export vers un fichier de données PST et en incluant les sous-dossiers. Conservez les archives PST existantes. Les fonctions PST du nouvel Outlook diffèrent : utilisez l'aide Microsoft adaptée à votre version et vérifiez que les opérations requises sont disponibles.

1. Enregistrez la sauvegarde dans un emplacement distinct des fichiers de travail, puis gardez une copie sur un support de sauvegarde protégé.
2. Vérifiez que le fichier peut être ouvert et que des messages de différentes dates, les pièces jointes et les dossiers attendus sont présents.
3. Notez l'appareil, l'adresse et la date correspondant à chaque sauvegarde, sans y inscrire de mot de passe.

Ne vous contentez pas de copier un fichier Outlook pendant qu'il est utilisé. Un fichier OST de synchronisation ne doit pas être considéré comme une sauvegarde portable des archives locales. Faites également sauvegarder séparément contacts, calendriers et autres éléments locaux : IMAP ne les migre pas.

Les sauvegardes Numeezy concernent les données hébergées. Elles ne couvrent pas les messages déjà retirés du serveur et conservés uniquement sur vos appareils.

3. Vérifier la capacité de la boîte

Consultez le quota dans le webmail et estimez le volume des archives à recopier. Gardez une marge pour les nouveaux messages. Si les archives ne tiennent pas, contactez le support avant de les copier pour choisir entre une archive locale conservée et un espace supplémentaire, dont les conditions doivent être confirmées. Voir Quota / boîte saturée.

Pour une boîte utilisée par plusieurs personnes, identifiez les messages déjà présents sur le serveur et les archives qui se recouvrent. Ne recopiez pas aveuglément toutes les archives : cela peut créer des doublons.

4. Suspendre la relève POP puis ajouter IMAP

Suspendre la relève signifie empêcher l'ancien compte POP de télécharger de nouveaux messages, tout en conservant le compte, ses dossiers et ses archives pour la copie. Cette opération doit être réalisée par votre IT interne, après validation des sauvegardes, sur tous les appareils qui utilisent encore POP pour cette boîte.

Outlook classique sur Windows

1. Ouvrez Envoyer/Recevoir > Groupes d'envoi/réception > Définir les groupes d'envoi/réception. Le raccourci Ctrl + Alt + S ouvre aussi cette fenêtre dans Outlook classique.
2. Sélectionnez Tous les comptes, puis Modifier.
3. Sélectionnez l'ancien compte POP concerné, en vérifiant son adresse et son type.
4. Décochez Inclure le compte sélectionné dans ce groupe, puis validez. Ne retirez pas le nouveau compte IMAP du groupe.
5. Si d'autres groupes ont été créés, vérifiez chacun et excluez le compte POP de tous ceux qui le contiennent.

Cette exclusion suspend les envois et réceptions de ce compte via les groupes concernés. Elle ne bloque pas une relève manuelle explicitement lancée sur le compte. Pendant la migration, n'utilisez pas l'envoi/réception individuel de l'ancien compte POP. Faites utiliser IMAP pour les nouveaux échanges.

Les archives POP restent accessibles dans Outlook pour leur copie. Ne supprimez pas le compte ou le fichier PST. Le mode global Travailler hors connexion n'est pas la solution : il interromprait également la synchronisation IMAP nécessaire à la migration. Arrêter uniquement les notifications ne suspend pas la relève.

Nouvel Outlook et applications avec d'autres menus

Les groupes d'envoi/réception ci-dessus concernent Outlook classique. Ne cherchez pas à reproduire ces réglages dans le nouvel Outlook si les menus n'existent pas.

Faites identifier par votre IT interne la possibilité de désactiver la réception du seul compte POP dans votre version. Si elle n'est pas disponible, l'IT doit organiser la migration dans un environnement distinct : ancienne application ou ancien profil POP maintenu fermé, archives sauvegardées ouvertes depuis l'environnement qui sert à copier vers IMAP. Ne laissez pas l'ancien accès POP se reconnecter automatiquement. Le réglage de relève « manuelle » ne protège pas d'une relève déclenchée par l'utilisateur.

Mail Apple sur iPhone ou iPad

1. Après sauvegarde des messages qui pourraient être uniquement sur l'appareil, ouvrez Réglages > Apps > Mail > Comptes Mail ; sur les anciennes versions, Réglages > Mail > Comptes.
2. Sélectionnez l'ancien compte POP en vérifiant son adresse et les informations du serveur entrant.
3. Si l'option est disponible, désactivez l'interrupteur Mail pour ce compte. Ne choisissez pas Supprimer le compte.

L'accès Mail de ce compte est alors désactivé et peut être réactivé plus tard. Ses messages peuvent ne plus être affichés tant qu'il est désactivé : assurez-vous auparavant que les messages locaux à conserver ont été sauvegardés ou repris. Si votre version ne propose pas cet interrupteur pour le compte POP, faites déterminer une méthode adaptée par l'IT interne ; ne supprimez pas le compte pour contourner cette absence.

Le choix « récupération manuelle » et la désactivation des notifications ne garantissent pas que l'application ne relève plus en POP lorsqu'elle est ouverte. Si Outlook mobile ou une autre application utilise aussi la boîte, ses réglages doivent être traités séparément ; le réglage de Mail Apple ne les modifie pas.

Contrôler chaque appareil et ajouter IMAP

Notez pour chaque appareil l'adresse, l'application, le type de compte et le réglage appliqué. Vérifiez qu'aucun groupe de réception actif ne contient encore le compte POP et qu'aucune autre application ou ancien profil ne continue sa relève. Les messages déjà présents dans l'ancien dossier POP ne prouvent pas une nouvelle relève : examinez les réglages et, si nécessaire, faites contrôler les connexions par le support, sans transmettre de mot de passe.

Un poste POP resté actif peut encore retirer du serveur des messages à synchroniser. L'option « laisser une copie sur le serveur » ne suspend pas POP : elle ne remplace pas cette étape. Ne désactivez pas le protocole POP côté serveur et ne changez pas le mot de passe de la boîte pour suspendre un seul poste.

Ajoutez ensuite IMAP pour la même adresse en suivant Configurer Outlook ou Configurer iOS. Si l'application refuse deux comptes portant la même adresse, ne supprimez pas le compte POP pour contourner l'erreur : faites préparer un profil distinct ou une autre méthode par votre IT interne, en conservant l'accès aux archives.

Vérifiez réception, envoi et synchronisation de quelques messages serveur. Choisissez le compte IMAP pour l'envoi si POP et IMAP apparaissent ensemble. Ne réactivez pas la relève POP après la copie : conservez les archives hors relève jusqu'à la validation finale décrite à l'étape 6.

Références : Réglages des groupes d'envoi/réception selon Microsoft ; Désactivation temporaire d'un compte Mail selon Apple.

5. Copier les archives par lots

Depuis un logiciel qui peut ouvrir vos archives et écrire dans le compte IMAP, copiez un petit lot de messages vers un dossier de destination clairement identifié sur le serveur. Évitez le déplacement comme première opération : il retirerait les messages de leur dossier source.

Attendez la fin de la synchronisation puis vérifiez le lot depuis le webmail. Continuez dossier par dossier, en gardant les sauvegardes et les sources locales. Surveillez les erreurs de transfert et le quota. La copie peut être longue ; voir les messages dans Outlook ne prouve pas qu'ils sont tous arrivés au serveur.

Pour une boîte commune, désignez une personne chargée de la consolidation. Identifiez les lots par poste et contrôlez les doublons avant d'unifier les dossiers. N'effacez pas les copies sources pour libérer de la place pendant cette phase.

6. Valider avant de retirer POP

1. Comparez les dossiers source et destination, leurs nombres de messages et leurs périodes ; contrôlez aussi les dossiers envoyés et personnels. Les compteurs seuls ne garantissent pas une copie complète.
2. Ouvrez un échantillon de messages anciens et récents avec pièces jointes depuis le webmail.
3. Vérifiez l'accès depuis un second appareil et le fonctionnement de la réception et de l'envoi.
4. Vérifiez qu'aucun poste ne relève encore en POP et que les erreurs de synchronisation sont traitées.
5. Faites confirmer le résultat par les personnes concernées.

Ne retirez le compte POP du logiciel qu'après ces vérifications. Conservez ses fichiers et les sauvegardes pendant une durée convenue avec les responsables des données. Retirer un compte du logiciel n'est pas une demande de suppression de la boîte hébergée. Ne supprimez aucune boîte dans le panel pour réaliser cette migration.

En cas de difficulté

Arrêtez la copie et conservez toutes les sources et sauvegardes. Transmettez au support l'adresse concernée, l'application et sa version, l'étape bloquante et le message d'erreur, sans mot de passe ni contenu confidentiel de message. Une migration de postes ou un créneau hors horaires ne doit pas être considéré comme inclus ou réservé sans confirmation préalable des conditions.

Voir aussi

• Exporter une sauvegarde PST selon Microsoft
• Différences entre Outlook classique et le nouvel Outlook
• Utiliser une boîte mail sur plusieurs appareils
• Sauvegardes
• Contacter le support